10 червня 2026 року, офіційно завершився п’ятирічний перехідний період, відведений державою на масштабне оцифрування трудових книжок. Проте приводів для стресу не має жодних – процес цифровізації продовжується у штатному режимі.

Головне застереження для бухгалтерів та кадровиків: жодних штрафних санкцій чи адміністративної відповідальності за неподання скан-копій до 10 червня законодавством України не передбачено.

Пенсійний фонд України (ПФУ) продовжує приймати та опрацьовувати електронні документи від громадян і підприємств у звичайному режимі.

 

Пам’ятайте:

Період після 1 січня 2004 року захищений на 100% – він автоматично відображається в електронних реєстрах на підставі щомісячної звітності підприємств та сплаченого ЄСВ.

Період до 1 січня 2004 року підтверджується виключно записами у паперовій трудовій книжці.

Юридичний ризик: Якщо паперовий документ працівника старшого віку буде втрачено або пошкоджено, то відновлювати стаж до 2004 року доведеться через складні архівні запити або навіть у судовому порядку. Електронна ж копія в базі ПФУ має пріоритет та повністю захищає права працівника.

Процедура подачі документів залишається незмінною, безкоштовною та доступною 24/7 :

Для роботодавців: Кадровик може завантажити кольорові скан-копії сторінок трудової книжки працівника через особистий «Кабінет страхувальника» на вебпорталі електронних послуг ПФУ Портал електронних послуг Пенсійного Фонду України , завіривши їх своїм КЕП (кваліфікованим електронним підписом).

Для працівника: Кожен співробітник може зробити це самостійно через «Кабінет застрахованої особи» на тому ж сайті за допомогою Дія.Підпису або КЕП будь-якого банку.

Спокійно, без поспіху, але планомірно продовжуйте надсилати скани документів ваших працівників до ПФУ. Це залізобетонний захист трудових прав вашої команди від будь-яких форс-мажорів та гарантія їхньої майбутньої соціальної безпеки.