НОВИЙ ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Починаючи з 1 вересня 2021 року набув чинності Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі по тексту – ДСТУ). Цей ДСТУ на сьогодні вносить зміни до порядку та загального оформлення документів, що створюються в рамках діяльності усіх без винятку юридичних осіб (в тому числі й комунальних підприємств). При цьому, дотримання положень стандарту є обов’язковим.
1. Підпис
Згідно з п. 5.22 підпис має містити найменування посади особи-підписанта, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я та прізвище (великими літерами).
Наприклад:
         
Директор  КП «***»    Особистий підпис    Іван ІВАНОВ
Важливо! У разі відсутності посадової особи, її посада, власне ім’я та прізвище перекреслюються (рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати) – а зверху зазначається фактична посада, власне ім’я та прізвище особи, що підписує документ. Забороняється формулювання «ЗА» та похила риска « / ».
Це правило стосується, зокрема, й оформлення візування, затвердження, ознайомлення, засвідчення копій тощо.
 
     Наприклад:
1.    ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор  КП «***»
Особистий підпис       Іван ІВАНОВ
2.    З посадовою інструкцією ознайомлена:
Особистий підпис        Іван ІВАНОВ
01.09.2021
3.    Директору КП «***»

Іван ІВАНОВ
2. Поштова адреса
Також змінились підходи до оформлення реквізитів поштових направлень. На сьогодні необхідно фіксувати адресу в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу та/або офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області та поштовий індекс.
3. Дата документу
Дату в документі, згідно з новим ДСТУ зазначають також у разі візування, ознайомлення, при засвідченні копії, надходження документу до юридичних осіб, а також при їх виконанні.
Також при оформленні дати дні місяця (з 1 по 9 число) вказують з нулем. Наприклад: 01 вересня 2021 року або 01 вересня 2021 р. Однак, при оформленні дати цифровим способом слова «рік» та «року», або ж їх скорочення – не зазначаються взагалі.
4. Місце складання документу
Місце складання зазначається на всіх документах, за винятком листів, і має відповідати назві населеного пункту згідно з Класифікатором об’єктів адміністративно-територіального устрою України (КОАТУУ).
Наприклад:
•    м. Львів;
•    м. м Харківської області;
•    м. Хотин Хотинського району Чернівецької області;
•    але Київ (пишеться без слова «місто» та скорочення!).
5. Печатка
У новому стандарті зазначається, що відбиток печатки повинен охоплювати лише останні кілька літер найменування посади, але в жодному разі не особистий підпис.