Діловодство по-новому

Мін’юст затвердив зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. Відповідний наказ прийнятий 21.04.2022 №1581/5 і розпочав діяти із дати опублікування 27.04.2022.  

Внесено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, а саме:
1.    Відповідно до нового визначення поняття «служба діловодства» - виконання завдань і функцій служби діловодства установи може бути покладено на її уповноважену особу (тобто, не обов’язково створювати структурний підрозділ).
2.    Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи, контроль за оформленням на належному рівні документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.
3.    Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства, яка розробляє та затверджується розпорядчим документом інструкцію з діловодства установи, де регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах.
4.    Актуалізовано нормативні посилання, зокрема, Національний класифікатор управлінської документації (НК 010:2021); ДСТУ 4163-2020; Кодекс України з процедури банкрутства. Зазначено, що оформлення, датування, погодження та затвердження організаційно-розпорядчих документів здійснюється згідно з вимогами Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55.
5.    Конкретизовано порядок зазначення найменування установи на документах:
•    скорочене найменування (за наявності) повинно відповідати найменуванню, яке міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, та розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа;
•    найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, якщо немає офіційно визначеного скорочення - повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня;
•     на бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації;
•    найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу установи зазначається у разі, якщо вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи.
6.     У документах слова «Ініціали (ініціал імені), прізвище» заміняються словами «Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ»; «реєстраційно-контрольна картка» - «реєстраційно-моніторингова картка»; «об'єднання громадян» - «громадські об'єднання».
7.    Обов'язковому датуванню та підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і внесення його до справи).
8.    Передбачено візування проектів нормативно-правових актів, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатків до них керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності). Передбачено візування проектів наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) та додатків до них залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності), бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ (окрім працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником).