Органи Держпраці відновили перевірки

Кадрові документи: перевірки Держпраці

Нормативно- правові акти до теми:

Закон України " Про основні засади державного нагляду ( контролю) у сфері господарської діяльності" від 05.04.2007 № 877-V (далі - Закон № 877);
Порядок здійснення державного контролю за додерженням законодавства про працю, затверджений Постановою КМУ від 21.08.2019 № 823 ( далі - Порядок № 823);
Порядок накладання штрафів за порушення законодавства про працю та зайнятість населення, затверджений Постановою КМУ від 17.07.2013 р. № 509 ( далі - Порядок накладання штрафів);
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений, наказом Міністрества юстиції України від 12.04. 2012 р. № 578\5 (далі - Перелік № 578\5).

З вересня 2020 року Держпраці відновила перевірки підприємств, установ, організацій стосовно дотримання вимог дотримання вимог трудового законодавства (План перевірок на 2021р.). Це питанння завжди було актуальним, тому в статті розглянемо, за який період інспектори мають право перевіряти наявність кадрових документів та які строки встановлено для проведення перевірки й винесення приписів.

Зокрема, чи існують обмеження щодо строків, упродовж яких інспектори можуть перевірити документи, чи правомірна їх вимога надавати документи про прийняття на роботу працівників, якщо з того часу вже минуло наприклад п"ять років, чи передбачено строки давності для застосування штрафів за порушення трудового законодавства.

Період, за який перевіряються документи

Законодавством не встановлено строків давності щодо проведення перевірок органами Держпраці. Тож підприємство можуть перевірити без обмеження строком за будь - який період його діяльності.

Також законодавством не передбачено обмеження періоду, за який може проводитись перевірка з питань дотримання вимог трудового законодавства, - такаго обмеження не встановлено ні Законом № 877, ні Порядком № 823. Тому представники Держпраці мають право перевірити підприємство за будь- який період, а саме за той проміжок часу, впродовж якого повинні зберігатися кадрові документи.

Первинні документи підприємства мають свій строк зберігання, який найчастіше становить три роки.Але є документи, які підлягають тривалому зберіганню: до них належать кадрові документи та більшість документів, що стосуються трудових відносин - вони повинні зберігатися на підприємстві значно триваліший строк, ніж усі інші.

Строк зберігання кадрових документів встановлено Переліком № 578\5 - саме цим документом слід керуватися, щоб чітко розуміти, за який період інспектори можуть перевіряти кадрові документи. Тож далі наведемо витяг з Переліку № 578\5, що стосується кадрової документації.

Накази ( розпорядження) центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування,інших державних органів, організацій з основної діяльності з кадрових питань ( особового складу) про:

прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво,звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, щорічну оцінку держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі,допуск та дозвіл до державної таємниці, присвоєння звань(підвищення рангу, категорії. розряду); зміну біографічних даних; заохочення ( нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток за догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок ;довгострокові відрядження в межах Украхни та за кордон, відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці слід зберігати протягом 75 років.
короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; наданння щорічних оплачувальних відпусток та відпусток у зв"зку з навчанням - 5 років.

Особові справи ( картки обліку, прийняття, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом, необхідно зберігати впродовж 75 років після їх звільнення.

Трудові договори ( контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань

( особового складу) зберігаються 75 років.

Реєстраційні журнали з кадрових питань, трудові договори, особові картки працівників мають зберігатися упродовж 75 років, що передбачено п.121, 492, 499 Переліку

№ 578\5.

Отже, інспектори можуть перевірити кадрові документи навіть за період усієї діяльності підприємства.

Строки накладання штрафів

Штрафи, передбачені частиною другою ст. 265 КЗпП є фінансовими санкціями і не належать до адміністративно - господарських санкцій. Тому, на їх застосування не поширюються строки давності, установленні статею 250 Господарського кодексу України, а саме шість місяців. Інших строків давності законодавством не передбачено. Отже, за порушення норм КЗпП строку давності для застосування фінансових санкцій не встановлено.

Отже, строків давності в разі застосування фінансових санкцій за ст. 265 КЗпП не визначено. Тож застосовуються загальні строки давності.Згідно із ст. 114 Податкового кодексу України граничні строки застосування штрафних ( фінансових) санкцій (штрафів)до платників податків відповідають строкам давності для нарахування податкових зобов"язань (1095 днів або три роки).

Зверніть увагу, що штрафи, які накладаються згідно зі ст. 265 КЗпП, запроваджено з 01.01.2015 року відповідно до Закону України " Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, щодо реформування загальнообов"язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці". Отже, вони можуть застосовуватися лише до правопорушень, які вчинено після цієї дати, а також до триваючих правопорушень, здійснених до 01.01.2015 року.

Крім того, за порушення вимог законодавства про працю та охорону праці, посадова особа підприємства притягується до адміністративної відповідальності, що передбачено ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення. зокрема ст.38 Кодексу про адміністративні правопорушення України, встановлено, що адміністративні стягнення накладаються в разі:

разових порушень- протягом двох місяців із дня вчинення
триваючих порушень - не пізніше як через два місяці з дня їх виявлення.

Законодавство не містить термін визначення" триваюче правопорушення", але з роз"яснень держорганів випливає, що такими є правопорушення, яке можна виявити в ході перевірки( воно має місце тоді коли триває перевірка).У теорії адміністративного права триваючими визначаються правопорушення, які, розпочавшись з якоїсь протиправної дії або бездіяльності, здійснюються потім безперервно шляхом не виконання обов"зку.Початковим моментом такого діяння може бути активна дія або бездіяльність, коли винний або не виконує конкретного покладеного на нього обов"язку або виконує його не повністью чи неналежним чином.

Справа про накладання штрафу розглядається в 45- денний термін з дня, що настає за днем одерження уповноваженою посадовою особою документів, що встановлено п.3 Порядку накладання штрафів.

Штраф сплачується протягом одного місяця з дня прийняття постанови про його накладання, що передбачено п.9 Порядку накладання штрафів.